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EL SALVADOR

MAG-2016 	MANUAL DE	'· 	'

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ARCHIVO DE GESTIÓN	UNÁMONOS PAR A CRECER
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Modificación: 00

MANUAL DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

1    ELABORÓ:

eth  Hércules Valle

VISTO BUENO:

1
Licda. Beatriz de Paul
  Directora E'ecutiva

REVISÓ:

Lic. Federico Jefe Unidad d Institucional

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UNÁMONOS PAHA  Cf1ECF'H
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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4

Objetivo General:...................................................................................................................... 5

Objetivos Específicos:............................................................................................................. 5

MARCO LEGAL ......................................................................................................................... 5

1. 	IDENTIFICACIÓN: .............................................................................................................. 6

2.	ACERVO DOCUMENTAL, SERIES DOCUMENTALES  y SUB SERIES DOCUMENTALES......................................................................................................................  6

./Acervo Documental .............................................................................................................. 6

./Valoración documental........................................................................................................ 7

3. CICLO VITAL  DE LA DOCUMENTACIÓN......................................................................... 8

./Fase Activa ............................................................................................................................. 9

./Fase Semi-activa ................................................................................................................... 9

./Fase Histórica........................................................................................................................  9

4. CLASIFICACIÓN  DOCUMENTAL ..................................................................................... 9

./ Proceso de Clasificación ORFUAS: .................................................................................10

./Series Documentales ..........................................................................................................11

./Sub Series Documentales ..................................................................................................11

5. Instalación y rotulación de expedientes:........................................................................12

6. Lineamientos girados por el Instituto de Acceso  a la Información Pública: ..........13

7. Lineamientos para la formación de expedientes: ........................................................14

8. ORDENACIÓN.......................................................................................................................17

8.1  Métodos de ordenamiento..............................................................................................17

8.3   Organización de archiveros verticales........................................................................18

9. FOLIACIÓN:...........................................................................................................................21

10. EXPURGO EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA.......................................... 22

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11. PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN ···········--··············--··········--····--································22

12. CONSULTA DE DOCUMENTOS ..  	.--··

--·.     _......_....

--·.....--·...·--.--·    .     --·.  	..

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13. DIGITALIZACIÓN.............

.......    ..    ....

.. --·......

............ --·

...

.............

................

...... 24

14.  INVENTARIO DOCUMENTAL...... _................................... ·--·--···:-- ..·--···--··--··--··--···--···--·--24

15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN  --···----····--·------·--·--·······--·--·--·----·----------·----·--·····--.25

16. TRANSFERENCIA .............. --·......

......

... ..

.........    --·.......................

...

.  ...

.......

.....25

17. CUADRO DE CLASIFICACIÓN ············--·························--·--····--···--·······--·--···--···--···--······26
18.  TABLA PLAZO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: ····--·----·----··--·----------------···----··26

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UNAMONOS 1'1\fLt, C11LCGl

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INTRODUCCIÓN

El manual de Archivos de Gestión, que se presenta contempla las directrices establecidas según el Lineamiento 1 art9  girados por el Instituto de Acceso a la Información Pública, la Normativa Nacional de Archivo en el punto número 2, Organización de Archivos de Gestión u Oficina y las diferentes Normas Internacionales de Gestión DocumentaL

Los Archivos de Gestión, son creados por las Oficinas productoras o generadoras para resguardar los documentos, en su fase activa, que sustentan las actividades diarias  de  la  Institución.  Es  deber  de  cada  Oficina  productora  o  generadora organizar  su documentación  y hacer  un uso  correcto  de los  documentos bajo normas dictadas por la Unidad  de Gestión Documental  y Archivo (UGDA), así como las jefaturas de cada Oficina, serán responsables de que el personal a su cargo cumpla los lineamientos emitidos por Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo (SIGDA), ya que cada Oficina es responsable de organizar sus documentos (Art. 5 y Art. 13 Lineamiento 1 IAIP)

Es imprescindible, por tanto, el conocimiento y la comprensión, por parte de las Jefaturas, de los objetivos y del funcionamiento del sistema, de la importancia de su implantación, y de las ventajas que de ella se derivan.

	

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Objetivo General:

El manual de Archivos de Gestión del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, es un recurso fundamentalmente  útil, de uso fácil y flexible, y susceptible de sucesivas ampliaciones y actualizaciones, a fin de adaptarse en todo momento a la realidad y a las necesidades de la Gestión Documental de la Institución.

Objetivos Específicos:

•		Definir  las  responsabilidades  y las  actividades  en torno  a la gestión de la documentación.
•	Servir  de  instrumento  de  trabajo  para  el  personal  de  las  distintas  oficinas administrativas y servicios que realizan tareas de archivo.
•	Facilitar la resolución de dificultades administrativas y técnicas repetitivas en el tratamiento de la documentación.
•		Ser un elemento formativo para el personal, actual o futuro, implicado en la gestión de los documentos del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

MARCO LEGAL

./		Lineamientos girados por el Instituto de Acceso a la Información Pública firmados el18 de mayo del2015.
./	Ley de Acceso a la Información Pública
v' 	Normativa Nacional de Archivo (Archivo General de la Nación)
v' 	Normativa 1 nternacional.

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1.  IDENTIFICACIÓN:
Consiste en el estudio de la oficina a la que pertenecemos, sus funciones y sus documentos, de tal manera que podamos determinar los siguientes elementos:

v'     El productor de los documentos,
v'     Cuándo y cómo ha sido recibido,
v'     Contexto en que fue producido, es decir, el asunto,
v'     Con cuál función administrativa se relaciona el documento,
v'    A quien se destina y quienes lo usan ó consultan.

Tener claridad sobre los elementos anteriores, nos ayudarán a elegir el sistema de clasificación  y  el  método  de  ordenación  coherente  con  los  Principios Archivísticos  de procedencia y de orden original de los documentos.

2. ACERVO  DOCUMENTAL, SERIES  DOCUMENTALES y SUB  SERIES DOCUMENTALES.

v' 	Acervo  Documental:  Se entiende por acervo documental  toda información textual, gráfica, sonora o en imágenes, fijada en cualquier tipo de soporte material, generada o recibida por las diferentes unidades administrativas en el desarrollo de sus funciones, y como testimonio de las diferentes actividades del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

v'     Esta definición  incluye:

Todos aquellos documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada por parte de las Oficinas.
Los documentos que acrediten un valor administrativo y que formen parte de un procedimiento.
Los documentos que establecen las responsabilidades fiscales.
Los documentos que aporten valor legal o jurídico.
Los documentos que reflejen la historia del Ministerio o de cualquiera de sus servicios,  desde su inicio hasta nuestros días.

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./	Esta definición excluye:
-	Todos   aquellos   documentos   o   libros   recibidos  y  conservados   como referencia o material de consulta o apoyo.
-	Las copias de los documentos originales, excepto las obtenidas de aquellos documentos de los que, por causas diversas, sólo se tienen copias.

./	Valoración documental: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales los cuales servirán como criterios para seleccionar los plazos de conservación.

./	Valor Primario: Cuando tienen vigencia legal y administrativa, es decir sirven para ordenar, cuando los documentos tienen valor primario sirven de apoyo a la toma de decisiones.

o Valor  administrativo:  Es aquel que  posee  un documento  para la administración de origen o aquella que le suceda como testimonio de sus procedimientos y actividades.
o  Valor contable: Está representado en los documentos que tienen utilidad o aptitud para dar soporte  al conjunto  de cuentas, tales como registros de ingresos,  egresos  y movimientos  económicos  de  la institución  (facturas, pagos de impuestos, entre otros).
o  Valor  fiscal:   Es  el   que   tienen   aquellos   documentos  que   expresan
movimiento   de  dinero   y  sirven   de  testimonio   para   las  obligaciones tributarias.
o Valor legal: Aquel que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la
ley. Todo documento generado en cumplimiento de una actuación administrativa tiene un valor legal, en tanto que reúna las condiciones que componen la estructura del documento.
o  Valor jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.

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o  Valor  Informativo:  Es  el  valor  que  presentan  los  documentos  cuando sirven  de  instrumento de información  para  el usuario,  para  la entidad y como fuente de investigación política, económica y social, entre otras.

o  Valor Técnico: Son documentos que define funciones específicas dentro de una institución, pues norman procedimientos técnicos y operativos.

Valor segundario (científico o cultural): Este valor se caracteriza por la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y consulta pública. Este engloba los siguientes valores:

o  Valor científico: Cuando el documento, tanto por su contenido como por su producción o autoría representa un aporte al desarrollo, aplicación o aportes de la investigación científica en el campo de las ciencias naturales, físicas, ciencias sociales y humanas.
o  Valor Histórico: Cuando el documento, tanto por su contenido como por su
producción o autoría representa un aporte importante al conocimiento y comprensión de la sociedad, de sus procesos históricos y culturales, tanto del pasado como del presente.
o  Valor  Artístico:  Cuando  el  autor  es  representativo  de  un  género  o
movimiento artístico, de un periodo histórico o influyente en  la sociedad, el cual es reflejado en sus documentos para mejor compresión de su obra, pensamiento y de la sociedad en la que vivió.
o  Valor  Literario:  Cuando  la  obra  y  su  autor  son  representativos  de  un género  literario,  de  una  generación,  e  innovación;  y  aquellas  obras  o autores de impacto sociocultural dentro y fuera del país.

3. CICLO VITAL  DE LA DOCUMENTACIÓN
Se  refiere  a las fases que los documentos experimentan desde  que son creados hasta el final de su utilización o pérdida de vigencia administrativa. Cada  fase implica determinados tratamientos archivísticos para que dicha documentación se mantenga preservada, ordenada y accesible.

	

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./ Fase Activa: Corresponde a los archivos de gestión y, está conformada por los documentos que se encuentran en trámite. El valor primario de los documentos de gestión radica en que son el testimonio de la gestión administrativa y otorgan funciones, deberes y derechos a las instituciones y personas involucradas en ello.
/ Fase Semi-activa: Constituida por documentos que han concluido su fase
activa. Es decir, de gestión y por lo tanto, su consulta es esporádica, pero no  por  ello  deben   de  ser  eliminados   o  embodegados   sin  orden  ni justificación,  y  que  sirven  de  referencia,  antecedentes  o  para investigaciones de cualquier tipo. Según el Art. 6, lineamiento 1 girado por el IAIP, el Archivo Central tiene la función de resguardar la documentación en su fase semi-activa  por los Archivos de Gestión de toda la Institución, y desarrollar los tratamientos archivísticos (organizar el fondo documental acumulado,  crear  instrumentos  de control  y consulta,  proporcionar documentos  solicitados  por  las  unidades  productoras  o  generadoras  y atender las consultas  directa, llevar a cabo el proceso  de eliminación de documentos,   y  colaborar   en  la  capacitación   para  los  funcionarias  y funcionarios de la institución en la administración de los archivos de gestión, manejo del archivo histórico y otras actividades archivísticas), según lineamientos de la UGDA.
./ Fase   Histórica:   Corresponden    a   esta   fase,   los   documentos   que
concluyeron su fase semi-activa y su valor primario, y han sido estudiados y seleccionados para su conservación permanente, debido a su valor cultural y científico para la investigación histórica.

4.  CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Es la operación básica de la organización documental que consiste en agrupar los documentos que produce una oficina, de acuerdo a los principios de procedencia y orden original de los documentos (definidos en la fase de identificación) es decir, de acuerdo a su naturaleza orgánica y funcional con la que han sido creados.

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Esta operación tiene dos fases, una conceptual y otra material. En la primera, se trata de determinar el sistema de clasificación que implementaremos en nuestra Oficina. La segunda consiste en aplicar esta clasificación sobre los documentos y formar las series documentales que serán los insumes para elaborar el cuadro de clasificación.

../ Proceso de Clasificación ORFUAS: El ORFUAS es una combinación de tres sistemas que toma como primer elemento la Estructura  Orgánica de la Institución, como segundo elemento las funciones y, como tercero, los asuntos. Cabe aclarar que este sistema tiene la premisa que toda la documentación, sea cual fuere su tipología, soporte y formato, forma parte de un expediente o de tipos simples   relacionados,  por lo que NO existe documentación suelta que dé pie a las agrupaciones llamadas "varios" o "miscelánea" que comúnmente existen en algunos archivos.

../ Sistema  orgánico:  Cada  oficina  debe  tener  el  cuadro  de  clasificación documental, el cual debe reflejar en forma completa el organigrama de la Institución. Al ponerlo en práctica en nuestro archivo, identificamos las Oficinas con las cuales se tiene relación y se crean únicamente las carpetas (sean colgantes o de palanca) para estas.

Ejemplo: En una misma carpeta se colocará los documentos recibidos y enviados con el Departamento de Recursos Humanos.

../ Sistema  funcional:  se  refiere  a  las  distintas  funciones  o  trámites que nuestra	Oficina   lleva   a   cabo,   o   asuntos   y   relaciones   con   otras dependencias.

Ejemplo: Una función del Departamento de Recursos Humanos, es la de planear y ejecutar capacitaciones al personal de la institución en distintas áreas,  de  acuerdo  a  las  exigencias  y  necesidades  que  le  han  sido solicitadas.  Entonces,  dentro  del  folder  colgante  o  dentro  del folder  de palanca tendremos una carpeta respectiva para la serie de capacitaciones del Departamento de Recursos Humanos.

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./ Sistema   por   asuntos:   Aquí   se   refleja   las   actividades   concretas   o particulares  de  cada  función.   El  sentido  es  el  de  mantener  todos  los documentos  vinculados  a ese  asunto  o tema,  independientemente de su Oficina productora. Por lo tanto, formamos las carpetas de capacitaciones en Desarrollo Humano, capacitaciones en seguridad laboral, capacitaciones en prevención de riesgos, etc. Para denominar los asuntos se debe:

./ Escoger siempre la palabra más específica.
./ Uso de términos simples.
./ Puede usar nombre y adjetivos cortos y puntuales.
Ejemplo: Bienes dañados.
./ Puede usar nombre de un evento.
Ejemplo: Celebración del día del niño.
./ Puede usar dos sustantivos si están relacionados: Ejemplo: Salud laboral y Prevención de Riesgos.

./ Series  Documentales: Es  un conjunto  de documentos  ordenados  de los expedientes 	o   unidades   documentales   que   se   producen   de   manera continuada como resultado  de una misma actividad o función de la unidad que los produce.

./ Sub  Series   Documentales:   Conjunto   de   unidades   documentales  que forman parte de una serie documental y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Una vez definido el sistema de clasificación documental y conocimiento de los flujos documentales de la Institución, estamos en el momento de pasar a la formación de las series documentales,  con el propósito de definir la manera de archivar los documentos que producimos y recibimos.

Expertos  en la materia  nos muestran  una  fórmula que al aplicarla  podemos identificar las series documentales:

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Oficina productora  +	funciones	+	tipología documental

-.1	Expedientes:   Unidades   compuestas   por   un  conjunto   de  documentos generados   orgánica   y  funcionalmente   por  un  mismo   productor  en  la resolución de una misma actividad, procedimiento, tema o asunto_  Existen dos clases de expedientes_
v 	Expedientes reglados: Conjunto organizado de documentos relacionados
entre si por una relación de causa y efecto, ya que son eslabones que representan las actuaciones, diligencias o procedimientos previstos o regulados  bajo  una  Norma  Institucional,  con  el  objetivo  de  resolver  un asunto, sea cual fuere su resultado_
-/	Expedientes   no  reglados:  Estos  expedientes 	materializan  cualquier
actividad de una Oficina, pero no se traducen en la resolución administrativa de un asunto, sino que nada más informan o sirven para efectos estadísticos o de constancia_

5. Instalación y rotulación de expedientes:

Deberán contenerse dentro de un fólder de palanca ó folder de manila, en cuya portada deberán figurar los siguientes datos:

•	Productor Institucional (FONDO)_
•	Oficina productora o responsable del documento (SUB FONDO).
•	Título del expediente o del asunto, y si hay más de una carpeta para un mismo expediente, indicar el número de carpeta (parte 1, tomo 1, etc)_
•	Número de expediente (o código si posee).
•		Fechas extremas (fecha de apertura del expediente, fecha de cierre, ó en su  caso: en  curso,  caducado,  pasivo,  etc.  U otro  estado que  afecta la vigencia o estado del trámite).
•	Breve descripción del contenido. (Nombre de la serie documental)

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6.  Lineamientos girados por el Instituto de Acceso a la Información Pública:

Lineamiento 4 art. 1 del Instituto de Acceso a la Información Pública:

•		Las  Oficinas  productoras  o generadoras  deberán  conformar  expedientes con	sus    respectivos    tipos   documentales    acordes    al    proceso   de identificación  y a los lineamientos de la Unidad de Gestión Documental y Archivo (UGDA).
•		Las Oficinas productoras o generadoras deben determinar los métodos de ordenación:  cronológico,   alfabético,  numérico,  alfanumérico  o  mixto;  y plasmar	en   su   respectivo   manual   de   procedimientos,   el    método implementado para la ordenación de las series documentales que produce o genera, el cual puede variar de serie en serie.
•		Las  oficinas  productoras  o  generadoras  deberán  foliar  los  expedientes, estableciendo  el  método  a  utilizar  que  puede  ser  manual  o  con  sello foliador, principalmente para aquellos expedientes que contengan datos personales, expedientes reglados, expedientes de archivos especializados y otros de valor legal e histórico.
•		Las  oficinas     productoras  o  generadoras   deberán  instalar  las  series documentales en el archivo central de acuerdo al orden de transferencia.....
•		La Oficinas de gestión documental deberá elaborar un plan de descripción documental	gradual,   estableciendo    los   siguientes    instrumentos   de descripción:

a)  Inventarios para los Archivos de Gestión.
b)  Índices y catálogos para el Archivo Central.

• Lineamiento   08   art.4:   Las  jefaturas   de   las   Oficinas   productoras  o generadoras  deberán   elaborar   inventarios  de  documentos  y  actas  de entrega cuando un funcionario de la Oficina cese en su cargo, los cuales serán entregados a los funcionarios entrantes. Deberán de participar como garantes de este proceso las Oficinas de Auditoria y Gestión Documental de
Archivo. ocultar o destruir esta información y sus instrumentos se
•

considerara una falta muy grave según las letras "a" y "f'  del apartado de infracciones muy graves del art. 76 de la LAIP.

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7. Lineamientos para la formación de expedientes: (Archivo General de la Nación)

•	Debe evitarse la existencia de documentos acumulados.
•	Cuando el plazo de conservación del expediente; si es relevante para los objetivos de la Institución, si la duración del trámite suele  superar los 5 años, se recomienda utilizar desde el inicio sujetadores (fastener o clips) de plástico para evitar el deterioro y daño de los documentos.
•		Los  expedientes  contenidos  dentro  de  fólderes  de  palanca,  folder  de manila, carpetas colgantes, legajos y otros medios, utilizarán separadores internos;	los   cuales   sirven   para   referenciar   la   ubicación   física   de determinado  documento  dentro  del  expediente,  para  facilitar  su  rápida localización.
•		La   ordenación   física   en   los   expedientes   cuyo   valor   primario   sea administrativo, contable o informativo se realizará en orden descendente, es decir, el primer  documento quedará  abajo  y los más recientes quedarán sobre él.
•		En el caso de los expedientes cuyo valor primario sea fiscal, legal, jurídico, como también aquellos con valor secundario o histórico, el orden de los documentos será ascendente. Es decir, el documento con la fecha más antigua se colocará al inicio del folder; mientras que el documento con la fecha más reciente se colocará al final del fólder.
•		Los fólderes de palanca están diseñados para contener hasta 500 páginas, se  recomienda  no  mantener  los  documentos  más  de  dos  años en esa unidad de instalación. Si las condiciones de limpieza y de ambiente no son adecuadas, los documentos comenzarán a deteriorarse a tomar un color amarillo por la acción del polvo, humedad, calor y oxidación de las piezas de metal, tanto los sujetadores como del fólder palanca.
•		Las carpetas de manila están diseñadas para un volumen no mayor de 150 hojas, de acuerdo a los quiebres o dobleces que presentan en el lomo de éstas.

•	Si un expediente está contenido en más de una carpeta, debe identificarse en  cada  carpeta  el  número  correlativo  respecto  a  la  cantidad  total de carpetas del expediente. (parte 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc.. esto aplica a los

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expedientes  cerrados,  en  caso  de  estar  abiertos,  basta  con  indicar  el número correlativo de carpeta por expediente).
•	Si se almacenan planos, no deben exceder las 3 hojas dobladas.

Correspondencia:

./	Hay  que  tener  en  cuenta  que  no  todo    es correspondencia,  aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por un registro.

./		La correspondencia no se archiva por "entrada" y "salida", ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada  documento  se  une  a su  respuesta,  archivando  el conjunto  por orden cronológico de salida. Lo que no impide que su control mediante el registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y salida).

./ La correspondencia se clasificará como Correspondencia Externa o Correspondencia Interna y cuando su volumen dentro del año sea importante se subdividirá por Oficinas o Unidades.

Correspondencia externa: Las cartas externas al Ministerio, relacionadas con cualquier  entidad, organismo,  empresa o persona, se clasificarán del siguiente modo:
•   La carta  que  forme  parte  de  un  expediente,  se  colocará  el  original
dentro del expediente que le corresponda.
•	La carta  que  acompañe  una  información  importante,  como  informes, facturas	u   otros   documentos,   se   archivará   en   función   de   esta información adjunta.
•     La correspondencia de un mismo sujeto (persona, empresa o entidad),
se ordenará cronológicamente, de más antigua a más reciente.

•		En  el caso  de  cartas  referentes  a  organismos  o  entidades  que  se estructuren	en    secciones    o    departamentos,    se    respetará    la jerarquización   orgánica   oficial.   Por  ejemplo:   Secretaría   General  1
Dirección General / Subdirección General/ Oficinas 1 Sección.

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Correspondencia interna

• 		Las  notas  interiores,  tanto  emitidas,   como   recibidas,  que   hacen referencia a un tema o asunto concreto, se clasificarán en el cuadro de clasificación con un tema específico.
• 	Dentro de cada carpeta, las notas o memorándums de entrada y salida
se ordenarán cronológicamente, de la más antigua a la más reciente, que quedará delante de todas las notas con tema específico.

• 	La nota interior remitida a diversas Oficinas, se clasificará por el tema a que haga referencia o, en caso de diversidad o asunto.

•	La correspondencia  nunca se han de clasificar por entradas y salidas.
Se han de considerar siempre dentro de un contexto concreto.

"' 	Registros:
Son instrumentos de control, por lo general en formato de libro o en la actualidad hojas de Excel. Su contenido, son generalmente en orden cronológico de contabilidad, inventarios, entradas y salidas de documentos, de bienes, de personas, etc.

Estos tienen un valor jurídico, y de constancia de la existencia de un documento, un bien o de una actuación que fue asentada, pero que no se conserva  su original pero si  la copia o registro de su existencia. Por ello deben estar dotados de formalidades que permitan utilizarlos con plena  seguridad jurídica y  administrativa,  tales como la foliación, sello, firmas etc.

Documentos  de apoyo administrativo:

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UNÁMONOS  PARA CRECER	
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Conjunto muy diverso de documentos que contienen información necesaria para el desarrollo  de la gestión administrativa, pero que no han  sido   producidos   por  la  actividad  de  la  Oficina,  tales  como: bibliográfico o impresos (boletines, revistas, panfletos) o documental (circulares, copias, dosieres). Estos tampoco forman parte de nuestro quehacer laboral, por lo tanto, no deben ser tratados como documentos de archivo.

8. ORDENACIÓN

Se refiere a la actividad de colocar los documentos de manera secuencial en sus unidades de instalación (fólderes colgantes en archivadores metálicos, computadora, fólderes de palanca) de acuerdo a categorías o grupos previamente establecidos, con el objetivo de facilitar y controlar su ubicación.

8.1  Métodos de ordenamiento:

./		Método    Alfabético:    Este    comprende    los    siguientes    métodos: Onomástico, es decir, nombres de las personas, Nombres de organismos e instituciones, empresas, razón social, Nombres de toponímicos.

./		Método Numérico:  Este método consiste  en ordenar  los documentos según   la numeración correlativa, aplicable sobre todo en los casos que la documentación es voluminosa, tratándose de un mismo asunto o tema.

./		Método cronológico: Este método es cuando el expediente y la carpeta requieren precisar las fechas, el orden va por año, mes y día, escritos en números, de acuerdo a la norma ISO 8601.  Si solo nos basamos en el año, la ordenación será desde el año en curso hasta al más antiguo.

./	Método mixto: No se trata de utilizar un solo método de ordenación, sino de escoger lo que más de adecuan a la serie documental, siempre y cuando responda  a la lógica en que estos  se producen y se sigue el

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respectivo tramite_ Esto significa que podemos tener en nuestro archivador, carpetas electrónicas de documentos o estantes con fólderes de palanca con series documentales ordenadas de maneras distintas y mixtas. Las Oficinas productoras o generadoras deben determinar los métodos de ordenación: cronológico, alfabético, numérico, alfanumérico
o  mixto;    y,  plasmar  en  su  respectivo  manual  de  procedimientos  el método implementado  para la ordenación de las series documentales que produce o genera, el cual puede variar entre  serie y serie. (Art.2
Lineamiento 4 IAIP)

8.2 Jerarquía de la ordenación de expedientes:

./		Se deben ubicar en primer lugar los expedientes producidos dentro del ámbito de la oficina y sus funciones principales, los cuales, por lo general son expedientes reglamentados, los más consultados y facilitan la toma de decisiones.
./		En  segunda  instancia,  están  los  documentos  provenientes  de  otras dependencias de la institución, generalmente notas, memos, solicitudes y otra información que no tiene que ver con los expedientes reglados, ya que se tratan de asuntos puntuales de rápida resolución, aunque se presentan de manera más o menos frecuente durante el año.
./	En tercer lugar irán todos los documentos que provienen o se producen
con instituciones externas a la nuestra, sean públicas, privadas o particulares, que también son expedientes no reglamentados, correspondencia; es decir documentación no relacionada con los asuntos del primer ámbito mencionado.

8.3   Organización de archiveros verticales:

./		Se deben ubicar, en primer lugar los expedientes producidos dentro del ámbito  de  la  Oficina  y  sus  funciones  principales,  las  cuales,  por  lo general son expedientes reglamentados, más consultados y facilitan la toma de decisiones.

./	En  segunda  instancia  están  los  documentos  provenientes  de  otras dependencias de la Institución, generalmente notas, memos, solicitudes y otra información que no tiene que ver con los expedientes sometidos a procedimientos o a trámites, ya que se tratan de asuntos puntuales ,  de

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rápida  resolución,   aunque  se  presentan  de  manera  más  o  menos frecuente durante el año.
./	En tercer lugar irán todos los documentos que provienen o se producen con Instituciones externas  a la nuestra, sean públicas,  privadas o particulares, que también son expedientes no reglamentados, correspondencia;   es   decir,   documentación   no  relacionada   con  los asuntos del primer ámbito mencionado.
./		El archivador debe estar organizado de acuerdo con las Tabla Plazos de Conservación de Documentos, dentro de ella se debe definir un espacio específico para cada serie o sub serie. Se utilizarán carpetas colgantes, fólderes	manila   y   separadores   de   cartón   o   cartulina   para   este procedimiento.
./	Coloque  los separadores que identifican  tanto las  series como las sub
series documentales, antes de las carpetas, para que sirvan como guías conforme al orden en el cual se encuentran en el Cuadro de Clasificación Documental, estos van identificados con el número y nombre de la serie o sub serie, como lo muestra el gráfico 1.

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Gráfico L

./		Las carpetas colgantes se deben identificar en la pestaña con el nombre de la serie o sub serie documental, de tal forma que facilite la ubicación, ver gráfico 2.

003   ACTAS

Gráfico 2

./		En cada archivador vertical, identifique el contenido de cada gaveta, es decir que series o sub series contiene, en la esquina superior izquierda de cada gaveta, ver gráfico 3.

	

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Gráfico 3.

9. FOLIACIÓN:

La foliación en los documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales:

•	Controlar la cantidad de folios de documento, expediente, etc.
•	Controlar  la  calidad,  esta  última  con  respecto  al  principio  del  orden original y la conservación de la integridad del documento o expediente.

En cuanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y
legal de la gestión administrativa.

Las  Oficinas  productoras  o  generadoras  deberán  foliar  los  expedientes, estableciendo el método a utilizar que puede ser manual o con sello foliador,

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principalmente para aquellos expedientes que contengan datos personales, expedientes arreglados, expedientes de archivos especializados y otros de valor legal histórico.(Art.3Lineamiento41AIP)

10. EXPURGO  EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA:

La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios.  Hay  que  racionalizar  la  producción  documental  aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos:

./ Los documentos de apoyo informativo
./ Los borradores de documentos (documentos no firmados)
./ Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo
./ Fotocopias de documentos
./ Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Estos solo los deben conservar y remitir al Archivo Central la oficina productora (permisos de personal copia empleado, requisiciones a bodega hoja que queda para control de su oficina)
./ Documentos  procedentes de otras oficinas,  y que en forma de copias se reciben para información general.
./ Los dossiers formados para acumular información sobre un asunto.
./ Los documentos Normativos (manuales, reglamentos, diarios oficiales, etc.)

11. PRÉSTAMO DE DOCUMENTACIÓN

El servicio de préstamo consiste en suministrar, en calidad de préstamo una carpeta   o   unidad   documental   a   las   personas   usuarias   internas/o.   La dependencia o archivo de gestión que presta el documento debe controlar el préstamo del mismo a través del libro de control de Préstamo (Order Book). Para realizar la anterior tarea se debe:

./ Realizar una solicitud  por escrito o correo electrónico, al responsable de la dependencia o archivo de gestión, según sea el caso.

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../ El personal de la dependencia o archivo, realizará la búsqueda en la base de datos o inventario y ubicará del documento solicitado.
../ El personal de archivo o dependencia,  llenará el libro de control préstamo
(Order Book) con la siguiente características:

../	Nombre de la serie documental
../		Número de documento (el soporte en que esta la documentación,  folder manila, folder de palanca, CD, etc.)
../	Número de folio (total de folios que posee el documento)
../	Fechas Extremas (fecha de unidad documental)
../	Nombre de la persona  usuaria que solicita la documentación y oficina a la que pertenece.
../	Fecha en que solicita el préstamo.
../	Firma de la persona usuaria que recibe el documento
../	Firma de responsable  de archivo  de gestión (se  firmará hasta que la persona   usuaria   haya   entregado   la   unidad  documental   y  que  el responsable  verifique  que  el  documento  este  completo,  es  decir  se deberá revisar folio por folio)

../ El tiempo de préstamo no debe ser superior a diez (10) días hábiles. En caso de necesitar  más tiempo el documento, la persona  usuario puede renovar  el préstamo  hasta por  diez  (1O)  días hábiles  más.  Vencido el plazo,  la  persona  responsable  de  la  Oficina  productora  deberá  hacer exigible la devolución inmediata.

12. CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta consiste en suministrar documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, a personas usuarias internos del mismo lugar en que se encuentra la información, este servicio debe ser controlado a través de un libro de solicitud de consulta (Puede ser el mismo Order Book para préstamo, y se ha de identificar solicitud como consulta) para realizar ésta tarea:

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.¡- Realizar  una  la  solicitud  verbal  de  manera  presencial,  a  la  persona responsable de la Oficina o del Archivo de Gestión, según sea el caso.
"' El personal de la Oficina o Archivo de Gestión, realizará la búsqueda y ubicación del documento solicitado.
.¡- La	persona 	usuaria 	debe 	firmar 	libro 	de 	control 	de	consultas
documentales (Order Book).
.¡- El  personal  de  la  Oficina  de  Archivo  entrega  a  la  persona  usuaria  el documento solicitado, para la consulta en sala o lugar destinado.
.¡- Una vez consultado el documento, la persona usuaria deberá devolver al personal de la Oficina o Archivo de Gestión y este a su vez constatara que el documento consultado no muestre señales de haber sufrido alteración alguna, mediante revisión folio por folio. Una vez revisado, la persona usuaria, podrá firmar el libro de control de consultas documentales.
.¡- El  personal  del  a  Oficina  de  Archivo,  retornará  el  documento  a  la
estanteria o gaveta, según sea el caso.

13. DIGITALIZACIÓN

La digitalización es un proceso de conservación   documental y debe ser una actividad  planificada  debido  a  los  costos  y  las  implicaciones  que  tiene almacenar la información   en un soporte no original. Esta actividad debe ser contemplada   como   un   proyecto   Institucional   normado,   consensuado   y analizado, desde el punto de vista legal y técnico.

14.  INVENTARIO  DOCUMENTAL

El Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder  ubicar  correctamente  los  documentos  existentes  o  nuevos,  de  cada Oficina de manera más ágil y precisa, además de que podrá realizar una Transferencia con mayor facilidad.

El tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Gestión, se indica en la Tabla Plazos de Conservación de la Documentación, y la

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vigencia de este inventario, es hasta que la documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo Central.

En el Inventario se detallara lo siguiente:

./ Serie Documental (Serie Documental a la que pertenezcan los expedientes, de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental).
./ Número de folio
./ Fechas extremas (fecha de oficina documental se anotará el años en que fue producido, ejemplo: tenemos el folder de  capacitaciones de personal su fecha extrema es 2016)
./ Ubicación en Archivo de Gestión (Archivero#, Gaveta#, carpeta#)
./ Observaciones: Se hará cualquier anotación que se considere pertinente con respecto al expediente.

15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

El comité ln.stitucional  de Selección  y Eliminación de Documentos, conocido por sus siglas como CISED, será el responsable de la verificación de la documentación a eliminar el cual tomará como referencia  la tabla plazos de cada una de las unidades productoras de documentación del Ministerio.

El responsable del archivo de gestión tiene como compromiso la elaboración de la Tabla Plazos de Conservación de la Documentación  (TPCD), en la cual detallará las series  documentales  que  produce según  su cuadro de Clasificación y según  la valoración dada a los documentos, detallará fechas para su conservación  o eliminación.  Este documento deberá ser verificado y firmado por la Jefatura de cada Oficina productora, se deberán imprimir dos juegos, uno para  la Oficina productora  o Archivo de Gestión y otra para el Archivo Central (ambas originales firmadas y selladas).

16. TRANSFERENCIA

La Transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de custodia, pero en ningún caso la operación de transferencia significa el traslado de la responsabilidad de la gestión derivada del procedimiento utilizado por la

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Oficina productora, ya que cada unidad mantiene dicha responsabilidad hasta el momento en que se extingue su valor administrativo y los documentos adquieren valor histórico o que se proceda a su eliminación, de acuerdo a lo establecido para cada serie documental en la tabla plazos de conservación de documentos. (Ver Manual de Transferencia).

17. CUADRO DE CLASIFICACIÓN:

Es un instrumento que refleja la estructura de una institución con base al organigrama y las funciones de cada Oficina que produce documentos.

Objetivos para hacer cuadro de clasificación son:

i.  Reflejar  la  estructura  orgánica  de  la  Institución  en  todos  sus  niveles jerárquicos y ubicar cada una de las Oficinas que producen documentos.
ii.  Identificar las series documentales que producen las Oficinas.
iii.  Guiar la clasificación y codificación de las series y documentos desde el momento que son producidos hasta el resguardo y manejo de los mismos.

18.  TABLA PLAZO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

Instrumento en el que constan todas las series documentales producidas en la oficina, sobre los cuales se anotan sus valores primarios y secundarios,  a partir de ello se fijan los plazos temporales en que serán conservados en su respectivo archivo.

Objetivos  para los plazos:

"'	Establecer los períodos de conservación de los documentos en cada  etapa del ciclo vital.
"'	Servir de guía para la selección, expurgo,  transferencia y eliminación de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual de cada entidad.