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MPDAI·MTPS	DOCUMENTOS DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

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EL SALVADOR
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MANUAL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

VISTO BUENO:

REVISÓ:

Institucional.

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DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
INSTITUCIONAL

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Edición: 00

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ÍNDICE

OBJETIV0 .................................................................................................................................3

CRITERIOS PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS........................................................................................................................4

INSTRUMENTOS Y MÉTODO ............................................................................................. ?

FLUJOGRAMA DEL PROCESO .....................................................................................11

ANEXO 1. FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS......................................................................................................................12

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INTRODUCCIÓN

En el marco del cumplimiento de la Ley de Acceso de la información pública, en donde  se  pide  que  los  entes  obligados  deban  asegurar  el  adecuado funcionamiento de los archivos (Art. 42); asimismo en el artículo 40 señala que el Instituto de Acceso a la Información Pública emitirá lineamientos para el funcionamiento de los archivos.

Es así  como  en el lineamiento  no  1 artículo  9 se  sostiene que el Sistema de Gestión Documental y Archivos debe operar mediante la creación y utilización de instrumentos archivísticos para asegurar la organización documental y consulta y entre los instrumentos menciona el Manual de Préstamos de Documentación.

El manual instruye en los pasos a seguir para la realización de este proceso, está elaborado para guiar a las Oficinas del  Ministerio de Trabajo y Previsión Social  y así normalizar el proceso que deben seguir para solicitar los documentos que con anterioridad han transferido a la persona custodia del archivo central.

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OBJETIVO

El préstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar continuidad  a  la  tramitación  de  los  procedimientos   administrativos  que  se requieren, por cualquier razón, disponer, en la oficina titular de la función  de la que se trate, de determinados documentos o expedientes, durante un período de tiempo y de acuerdo con las necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo Central.

MARCO LEGAL

Instituto de Acceso  a la Información Pública (IAIP) Lineamientos Archivísticos
No 1 Art. 9

Archivo General de la República (AGN) Normativa Nacional de Archivo
Parte W  1, pág. 18

CRITERIOS PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Las  unidades  productoras  de  documentos  conservados  en  los  depósitos  del Archivo Central podrán consultar y, en caso de necesidad, solicitar en préstamo dichos documentos con el fin de dar continuidad a los trámites y procedimientos administrativos de su competencia. Para ello deberán cumplir una serie de formalidades y controles  establecidos por el Archivo Central para una correcta

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gestión archivística de los documentos y la información que éstos contienen, de acuerdo con los siguientes criterios:

Criterio 1:  Los servicios  de préstamo  de documentos originales  o en su caso fotocopias o escaneos  se proporcionarán  únicamente a la oficina productora del mismo o al superior jerárquico. Sin dejar de cumplir con el llenado de la respectiva solicitud.

Criterio  2:  Las  personas   interesadas  en  solicitar  documentos  en  préstamo deberán complementar los datos requeridos en el formulario de solicitud de préstamo, de manera que quede perfectamente acreditada su personalidad e identificado el expediente o documento solicitado.

Criterio 3: Serán objeto de préstamo los documentos agrupados en forma de expediente  o  carpeta   y,   en   razón  de   la   naturaleza  de   las  agrupaciones documentales,  caja.  Con  carácter  general,  en  ningún  caso  se  procederá  al préstamo de un documento individual, salvo que la singularidad de su soporte lo requiera, según criterio del Responsable del Archivo Central.

Criterio 4: Los desplazamientos necesarios para la recogida y devolución de los documentos objeto del préstamo serán a cargo de la Unidad solicitante.

Criterio 5: La solicitud de préstamo deberá firmarla la persona responsable de la Unidad que delegue. En todo caso, la responsabilidad en cuanto a la custodia y conservación  de  la  documentación  objeto  de  préstamo  recae  siempre  en  la persona responsable de la Unidad, con independencia de quien firma la solicitud.

Criterio  6:   La   persona   responsable   de   la   Unidad   lo  es   también  de   la documentación prestada por el Archivo Central, especialmente en cuanto afecta al respeto  del  estado  de   organización   de   los  documentos  contenidos  en  el expediente o carpeta y -en su caso- caja. Por ese motivo informará al Archivo

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Central de cualquier alteración que hayan sufrido los documentos a lo largo del período del préstamo, a los efectos de una correcta gestión archivística.

Criterio 7: A lo largo del préstamo de los documentos, queda expresamente prohibida la salida de los documentos de las instalaciones y edificios ministeriales, siempre bajo la responsabilidad de la Jefatura de la Unidad correspondiente y/o persona que solicitó el préstamo de la documentación.

Criterio 8:  Los  documentos  prestados  deberán  ser  devueltos  a  la  brevedad posible y sin ninguna modificación; es decir, mutilación, borrones, tachaduras, enmendaduras, falta o ingreso de folios, etc. Pero si fuese necesario, habrá que comunicarlo formalmente y hacerlo constar en el expediente o documento.

Cuando  un documento  es  devuelto  deberá  verificarse  que  viene en el mismo estado de conservación de cuando se prestó, de no ser así, se harán las observaciones respectivas para deducir responsabilidades.

Criterio 9: Sin excepción alguna toda documento de consulta o préstamo se registrará en la bitácora  de control de  salidas  (cargos)  y entradas (descargo); donde se firmarán ambos movimientos.

Criterio 10: El plazo máximo de préstamo de documentos se establece en dos meses. Transcurrido ese tiempo desde el préstamo de los documentos, el Archivo Central lanzará un escrito dirigido a la persona responsable de la Unidad correspondiente, a la  que le recordará la obligación de reintegrar los documentos y requerirá el bien, en el caso de que no haya decaído la necesidad administrativa o de gestión que motivó el préstamo, a la prórroga del préstamo.

El préstamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de sus funciones reintegrarán al Archivo

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odificación: 00

Central los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ellos en la propia oficina.

En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante un periodo superior, la persona responsable de la Unidad solicitará la prórroga por escrito a la persona responsable del Archivo General.

Transcurridos  dos  meses  desde   la  fecha  del  préstamo  sin  que  se  hayan reintegrado  los documentos  al Archivo  Central, y si  no se solicito la correspondiente prórroga, los expedientes se considerarán reactivados a todos los efectos,  se  procederá  a  dar  de  baja  del  inventario  del  archivo  central  y  se informará por escrito a la oficina respectiva que el documento queda bajo su resguardo y responsabilidad.

INSTRUMENTOS Y MÉTODO

El formulario de solicitud de préstamo de documentos.

Cualquier unidad que precise, para la continuidad de su función, disponer físicamente  de  los  documentos  o  expedientes  que  en  su  momento  remitió al Archivo Central, complementará un formulario de solicitud de préstamo de documentos. Este formulario consta de los siguientes campos:

A complementar por el solicitante

Identificación de la persona solicitante:

1.  Fecha de solicitud: Fecha en que se solicita el préstamo de documentos.

2.  Solicitante: Nombre y apellidos   de la persona solicitante del préstamo de documentos.
3.  Oficina  a  la  que  pertenece:  Denominación  de la  unidad  que  solicita el préstamo.

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4. Teléfono: Número de teléfono  de la persona solicitante del préstamo de documentos.

Datos del documento

5.  Descripción de la Documentación:

v"   Número de expediente: Consigna, en su caso, la secuencia numérica de un expediente en concreto para un determinado año correspondiente a una serie o tipo documental especificas.

v"   Serie/tipo documental: Recoge la denominación normalizada de la serie o tipo documental al que pertenece el expediente cuyo préstamo se solicita.

6.  Fecha de Documento:

Indica la antigüedad de la documentación dentro del conjunto de documentos de una determinada serie o tipo documental.

7.  Signatura Archivo:

Recoge el número secuencial de la transferencia documental y de la caja en la que se conserva el expediente cuyo préstamo se requiere. La unidad que generó esa documentación conoce ese dato por estar contenido en el formulario de transferencia de documentos del cual poseen copia.

8.  Motivo de la Solicitud:

Exposición corta de la razón de la solicitud de préstamo.

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9.  Nombre, Firma y Sello de la persona solicitante y de la oficina que retira el documento.
Indica la aceptación de responsabilidad en todo cuanto atribuye esta norma a quienes solicitan el préstamo de los documentos,

1O. Autorizado por:

Nombre, firma y Sello de la Jefatura dueña de la documentación que se da en préstamo: Indica el conocimiento y visto bueno de la acreditación de  la  persona  solicitante,  para  proceder  al  préstamo  de  la documentación.

Firma y Sello de la Jefatura del Archivo Central o de la persona que ejecuta el préstamo en el archivo central.

11. Observaciones:

Otros datos complementarios: Recoge información complementaria de interés para la identificación del documento objeto del préstamo, cuando no se ha conseguido el grado de detalle suficiente en su descripción a través de los campos anteriores del formulario.

Incluye comentarios que el personal del Archivo Central considera de interés incluir respecto a circunstancias que hayan podido tener lugar en el plazo temporal en que ha tenido lugar el préstamo, de forma especial aquellas que afecten directamente a su estado de conservación o su contenido,   que   puedan   consignarse   en   una  revisión   somera  del

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contenido del expediente. Estos comentarios no eximen de responsabilidad a la persona solicitante en el caso de alteración del contenido del expediente, inclusive si la detección de esta circunstancia tuviera lugar con posterioridad al momento de la devolución señalado en el campo anterior.

12. Devolución de la Documentación:

Constancia de la fecha en que se realiza la devolución, nombre y firma de la persona que ejecuta la devolución  de los documentos prestados.

13. Los ítems de los espacios sombreados serán completados por el Archivo

Central.

-1'	Número de Solicitud,

-1'	Fecha de devolución,

-1'	Prórroga

-1'	Número de piezas documentales

-1'	Firma y sello de autorización del archivo para el préstamo,

-1'	Acuse de recibo: Firma y sello: La firma acredita que la documentación ha sido reintegrada a su lugar de origen en los depósitos del Archivo General, y da testimonio de la autenticidad de los datos consignados en los  campos  correspondientes  a  la  información  consignada  por  el personal del Archivo General.

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FLUJOGRAMA  DEL PROCESO
UNIDAD  RESPONSABLE
ARCHIVO DE GESTIÓN	ARCHIVO   CENTRAL	
	
INICIO

Solicita	préstamo 	y 	presenta 	formulario
debidamente completado.

Recibe caja con archivos o expediente  solicitado, consulta la información, devuelve los documentos al archivista

Firma bitácora  de control de préstamo, para recibir  y devolver  el documento.

Recibe caja con archivos o expediente solicitado.

Utiliza documento y lo devuelve al archivo central.

Firma bitácora de control de préstamo  para cargo o
descargo del documento.

Fin	

-	Recibe y verifica solicitud

Localiza la caja de archivo,  verifica  su contenido  y entrega el documento en cuestión  a la persona solicitante.

SI
¿Consulta?

          NO SI
¿Préstamo?

Revisa	que    la	documentación    prestada 	esté
;¡,...      completa  y en las mismas condiciones  en que se le entregó.

Firma y sella solicitud de préstamo  de documentos  y bitácora de control de préstamos,  para descargo.

Fin	

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;     Edición: 00

ARCHIVO   INSTITUCIONAL

MTPS-UAIP­ ARCHI-05

SOLICITUD DE PRÉSTAMO  DE DOCUMENTOS
N" de
(1)		Solicitud	: FECHA DE SOLICITUD : 	Fecha de Devolución  :
Prórroga
hasta 	: N" de Piezas Documentales   :

(2) SOLICITANTE: Nombre y Apellidos	: (3) Oficina  a la que pertenece:
(4) Teléfono:

(5) Descripción de la 	(7) Signatura
Documentación:	(6) Fecha de Documento:  Archivo:

(8) Motivo de la solicitud:

(9) Solicitante:	(lO) Autorizado por: 	Jefa del Archivo: (Nombre,Firma y Sello)	(Nombre,Firma y Sello)	 (Firma y Sello)

(11) OBSERVACIONES:

(12) DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. 	ACUSE DE RECIBO Fecha: 	 Fecha:
Solicitante: 	Jefatura del Archivo:
(Nombre y Firma)	(Firma y Sello)

NOTA: Los ítems de los espacios  sombreados serán completados por el Archivo Central.

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ESlALVADOR

L Edición: 00  	    j_RI__evisión: 00 	1Fe ha: Septiembre- 2016

INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE FORMULARIO SOLICITUD DE PRÉSTAMO  DE DOCUMENTOS

1	
Fecha de la solicitud.	
2	
Solicitante: nombres y apellidos de la persona responsable de la solicitud.	
3	
Oficina a la que pertenece el solicitante.	
4	
Teléfono al que puede llamársele.	
S	
Descripción de la documentación: Nombre del Archivo.	
6	
Fecha del documento.	

7	Signatura Archivo: Ubicación del documento en el archivo general. (Este lo proporciona el archivo general cuando se ubican los documentos  en el lugar que se les asigne)	
8	
Motivo de la solicitud: breve explicación del motivo de la solicitud del préstamo.	
9	
Nombre, Firma (de la persona solicitante)  y sello de la Oficina a la que pertenece.	

10	Nombre,Firma  (de la Jefatura que autoriza la solicitud de préstamo) y sello de la oficina a la que pertenece.	

11	Observaciones:Aquí podrán incluirse datos como: Forma de proporcionar la información (Original,Fotocopia o Correo Electrónico),si ha sido solo una consulta del documento y también las condiciones en que se entrega  o se recibe la documentación prestada.	

12	Devolución de la documentación : Fecha en la que se realiza la devolución, Nombre y Firma de la persona que ejecuta la devolución del o los documentos prestados	

NOTA:   Los ítems de los espacios sombreados serán completados por el Archivo General.

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