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Solicitud de apoyo para la organización del archivo de gestión en condición vulnerable, por volumen acumulado identificado en proceso de traslado físico de las instalaciones de la RDC de El Salvador en Guatemala
Funcionario que viaja
Teresa de los Angeles Linares de Puentes
Cargo del funcionario
Técnico de Gestión Documental y archivo
Destino
Guatemala
Fecha de salida
02/05/2021
Fecha de regreso
08/05/2021
Valor del pasaje
$0.01
Pasaje pagado con
Fondos institucionales
Comentarios pago de pasaje
Valor de viáticos
$720.00
Viáticos pagado con
Fondos institucionales
Comentarios pago de viáticos
Otros gastos
$180.00
Otros gastos pagado con
Fondos institucionales
Comentarios pago de otros gastos
Fecha de creación
20/07/2021
Fecha de última actualización
20/07/2021
Detalles
Objetivo del viaje
Con aproximadamente cien unidades de resguardo, con edades hasta veinte años, más un bloque de aproximadamente cuatrocientas cajas que deberá ser atendido ya que se desconoce su contenido, valor y condiciones de riesgo potencial. Siendo la unidad que debe estar vigilante de que las unidades organizativas garanticen el reguardo de los documentos institucionales con el menor índice de riesgo de deterioro u otros a los que pueden estar expuestos al no dar cumplimento a las normas que regulan a estos. En consecuencia se destina a dos técnicos y una semana para la atención integral, programando actividades tanto antes de la misión, durante y después, para garantizar un seguimiento integral. Las actividades a realizar presencialmente serán, trasladar material de archivo (cajas fólderes de cartón), apoyo técnico en la evaluación y selección documental del fondo acumulado (más de 100 cajas), brindar apoyo en la reorganización del archivo de gestión común, dar acompañamiento para el levantamiento de inventario de dicho volumen documental. Previamente se realizará capacitación de inducción al personal mediante los recursos tecnológicos así mismo la RDC realizará ejercicio de cuestionario diagnóstico para el archivo de gestión, que servirá como punto de partida para el resto de la labor. Es importante el acompañamiento y apoyo directo y presencial debido a la falta de especialización en la materia por parte del personal de dicha RDC, así como de las condiciones de la documentación, según lo descrito por el mismo personal, que además implicará el traslado desde la sede de material para archivo (cajas y fólderes normalizadas). También servirá a la UGDA como primer ejercicio de manera presencial en cuanto a la atención de archivos de gestión en el exterior, en condiciones de vulnerabilidad.
Observaciones
terrrestre